個人情報保護方針/個人情報取扱いについて

個人情報保護方針

株式会社ザ・ヘッドクォーターズ（以下、当社という）は、社会に様々な価値を生み出し、また影響を及ぼす一企業として、スポーツイベント事業を行なう上で、個人情報を保護する事は重要な社会的責務であると認識しております。個人情報の重要性を、役員及び従業員に日頃から周知徹底し、以下の項目を個人情報保護の基本方針として確実な履行に努めます。

１.個人情報の取得・利用・提供

当社は、上記事業に定めた利用目的の達成に、必要な範囲で適正に個人情報を取り扱います。また、個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めます。
当社は、従業員の個人情報あるいは採用時に取得する個人情報について、利用目的や取扱う内容について、文書あるいはそれに代わる方法で同意を得ます。
当社は、どの様な個人情報を取得する場合にも、事業の内容および規模を考慮した適切な個人情報を取得し、取得時に利用目的を明らかにいたします。
当社は、法令の定めによる場合を除き、保有する個人情報について、利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱いを行わないとともに、目的外の利用を防ぐための措置を講じます。
当社は、本人の承諾無く、第三者に開示・提供することはいたしません。

２．個人情報の安全対策

当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に関して、必要かつ適切な安全対策を実施いたします。

３．個人情報に関する苦情および相談について

当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、個人情報に関するお問い合わせ窓口にて受け付け、また個人情報の開示等の求めにも、適切かつ迅速に対応いたします。

４．法令、規範の遵守

当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針その他規範を遵守いたします。

５．個人情報保護目的及び個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社はこれらのことを踏まえ、『当社内に存在する全ての個人情報の保護』を「個人情報保護目的」として、個人情報保護マネジメントシステムを確立、運用、監視、レビュー、維持及び改善してゆきます。

【個人情報保護に関する問合せ先】

個人情報保護に関する苦情・相談窓口
個人情報保護担当　中野　利企子
tel：06-6430-2870
e-mail：toki@hq-kobe.co.jp

制定日：平成22年2月12日
株式会社ザ・ヘッドクォーターズ
代表取締役　沖津　寛

当社の個人情報の取り扱いについて

株式会社ザ・ヘッドクォーターズ
個人情報保護管理者　総務部　中野利企子

当社は、個人情報の取り扱いを以下のように定め、ご本人よりお預かりしました個人情報を適切に管理します。

直接書面以外の方法によって取得する個人情報利用目的の公表

★受託業務において取扱いを委託されている個人情報

①ボランティア参加申込者

【利用目的】

・主催者および運営会社（トーナメント事務局）等から委託されたボランティア業務などの適切かつ円滑な遂行のため。（ボランティア参加申込の連絡、大会ホームページでの写真画像の掲載など）

②トーナメント等の参加申込者

【利用目的】

・主催者および運営会社（トーナメント事務局）等から委託されたトーナメント業務などの適切かつ円滑な遂行のため。（ゴルフトーナメント参加申込の連絡など）

保有個人データに関する事項の周知

◇ 事業者の名称：株式会社ザ・ヘッドクォーターズ

◇ 個人情報保護管理者

総務部中野　TEL　06-6430-2870

★ 保有個人データの利用目的

①ボランティア登録の同意者

【利用目的】

・ゴルフに関するイベントや催事のご連絡のため。

・ゴルフトーナメントのボランティア募集案内のご連絡のため。

・当社のホームページ上での写真画像の掲載。　

②メールマガジン登録者

【利用目的】

・当社メールマガジン発信のため。

③従業員

【利用目的】

・社会保険手続、納税手続、雇用保険手続、労災事故手続、給与・賞与業務、健康診断、出勤簿、出張旅費精算、業務上の連絡、緊急連絡、従業員教育　等

④採用応募者

【利用目的】

・採用募集選考、連絡　等

取得した個人情報は、お客様に明示した利用目的の範囲を超えて個人情報を利用することはありません。

保有個人データの開示等の請求に関する手続きについて

当社では、本人またはその代理人から、以下の手続に基づき、保有個人データの開示、利用目的の通知、訂正・追加・削除、利用又は第三者提供の停止（以下、「開示等」と言います。）の請求を受けた場合、その求めに応じて合理的な範囲で対応致します。

①開示等のお申し出先（送付先）
株式会社ザ・ヘッドクォーターズ　個人情報苦情・相談窓口担当　中野
所在地：〒660-0686　兵庫県尼崎市西御園町119-3-6F
電話番号：06-6430-2870（月曜日から金曜日の10:00～17:00）

②提出すべき書面等
開示等の請求を行う場合は、下記請求書をダウンロードしていただき、所定の事項をご記入の上、下記の本人確認書類のいずれか1通を同封して、上記送付先にご郵送下さい。
　　　　　a. 請求書
　　　　　・保有個人データの開示依頼書（PDF)
　　　　　・保有個人データの訂正等依頼書（PDF)
　　　　　・保有個人データの利用停止等依頼書（PDF)
　　　　　b. 本人確認書類
　　　　　・運転免許証の写し（※本籍地欄は黒く塗りつぶして下さい）
　　　　　・パスポートの写し
　　　　　・健康保険証の写し
　　　　　・年金手帳の写し
　　　　　・写真付住民基本台帳カードの写し

　　　　　c.メールマガジンの登録者の方の退会方法

　　　　　・mm_kaijo@hq-kobe.co.jpへ空メールを送信下さい。

　　　　　登録メールアドレスが一致すれば、自動的に利用停止になります。

③開示等の請求者が、ご本人様の法定代理人またはご本人様が委任した代理人である場合
本人確認及び代理人による請求方法の詳細は上記依頼書内に明記しております。

④開示等の求めによる場合の手数料
保有個人データの利用目的の通知｣及び｢保有個人データの開示｣につきましては個人情報保護法に従い手数料を徴収させていただきます。
手数料はいずれの場合も1,000円といたします。手数料のお支払い方法の詳細につきましては上記依頼書内に明記しております。

保有個人データの取り扱いに関する苦情の申し出先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情につきましては、下記窓口まで、E-Mail、電話又は郵便によりお申し出ください。

【個人情報に関するお問い合わせ窓口】
株式会社ザ・ヘッドクォーターズ　個人情報苦情・相談窓口担当　中野
所在地：〒660-0686　兵庫県尼崎市西御園町119-3-6F
電話番号：06-6430-2870（月曜日から金曜日の 10:00～17:00）

認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先

当社は該当する認定個人情報保護団体に属しておりません。従いまして、当社とご本人様との間で個人情報のお取扱に付いて最終的に調整がつかない場合などは、国民生活センター、地方自治体の個人情報保護相談窓口、個人情報保護委員会などにお問合せの上ご相談願います。

保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社は全ての個人情報を特定した「個人情報台帳」に基づきリスク評価を行い、リスク評価結果を当社「安全管規程」に反映した上で、「安全管規程」を従業者教育・周知し、その実施状況を内部監査などで検証することで個人情報を安全管理する仕組を担保しています。一連の結果は必要に応じて開示いたしますのでお申し出ください。

（1）基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「法令・規範の遵守」、「個人情報に関する苦情および相談」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

（2）個人データの取扱いに係る規律の整備

保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について安全管理規程を策定しています。

（3）組織的安全管理措置

① 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、委託業者による監査を実施しています。

（4）人的安全管理措置

①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

② 個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

（5）物理的安全管理措置

①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち出し機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による　個人データの閲覧を防止する措置を講じています。

②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。

（6）技術的安全管理措置

① アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。